10 soluciones tecnológicas para reducir los gastos en tu negocio

Desde que Zeus Control Ingenieros (www.zeuscontrol.com) decidió implantar la gestión documental sin papel, hace tres años, sus 30 empleados han dejado de consumir 156.000 folios. Esta cifra supone un ahorro de unos 280 euros al año (poco más de 100 paquetes de 500 folios). La cifra es casi simbólica. Sin embargo, Juan Santaolalla, responsable de calidad y medio ambiente de esta empresa, se muestra muy satisfecho de trabajar en una paperless office (oficina sin papel). Para empezar, porque la compañía cumple con la norma de calidad ISO 9001 y la de medio ambiente ISO 14001.

Además del ahorro en papel, también se reducen costes en consumibles, envíos postales, faxes...Y lo que es más importante: han mejorado la gestión de la información. “Conservamos toda la documentación de nuestros proyectos durante un periodo de 10 años. Además, este sistema agiliza los trámites, compras y presupuestos y encima ahorramos una gran cantidad de espacio de almacenamiento”, explica Santaolalla. El suyo es sólo uno de los 10 ejemplos reales que podrás aplicar a tu negocio.

1. Menos costes y más ventajas

El caso de Zeus Control Ingenieros es un buen ejemplo de cómo una empresa puede ahorrar recurriendo a la tecnología y resultar más eficiente. ¿Qué otras medidas puede adoptar una compañía para optimizar los gastos y obtener beneficios adicionales?

RECURRIR AL SOFTWARE LIBRE

Las empresas que instalan el paquete ofimático OpenOffice.org en lugar de Microsoft Office o que emplean Linux como sistema operativo en lugar de Windows, por ejemplo, abaratan considerablemente la partida destinada al software. Empresas como la operadora móvil virtual Pepephone (www.pepephone.com) basan su modelo de negocio en el ahorro de esta partida. Como explica Pedro Serrahima, su director, “todos nuestros desarrollos se hacen sobre software libre y gratuito. De este modo, nos ahorramos pagar por las licencias y el mantenimiento y los costes de desarrollo son mucho más ajustados. El ahorro medio en este apartado se sitúa en más de 100.000 euros cada año”.

Franciso Herranz, manager de la consultora tecnológica Enala (www.enala.net), apunta en la misma dirección: “En nuestros proyectos nos apoyamos bastante en el uso de tecnologías de código libre (open source), con las que llevamos trabajamos bastantes años. Suponen un ahorro significativo tanto en tiempos de desarrollo como de coste para 

los clientes”.

2. Adiós al aparato de fax tradicional

Cada vez se utiliza menos, pero muchas empresas no pueden prescindir del servicio de fax. Dependiendo del modelo, el aparato cuesta entre 69 y 300 euros, al que hay que sumar el alta de la línea telefónica, la cuota mensual, los consumibles (papel, tóner...) ¿Por qué no simplificarlo todo con un servicio on line? En el mercado existen soluciones como la que ofrece Infoestructura (www.infoe.es), un servicio de recepción y envío de fax por e-mail que se puede solicitar a partir de tres euros al mes. “Al contratar una línea Infofax portamos el número que utiliza la empresa o asignamos uno nuevo. A partir de ese momento, los faxes se reciben por correo electrónico en formato PDF”, explica Boris Levy, director comercial de Infoestructura. Teniendo en cuenta sólo lo que dejamos de pagar al eliminar las cuotas mensuales de la compañía telefónica, el ahorro es de unos 140 euros al año.

Pero aún hay más ventajas: “El envío directo desde el ordenador evita tener que imprimir previamente lo que se va a enviar, se pueden recibir y enviar faxes desde cualquier lugar siempre que tenga acceso a Internet, incluso desde un teléfono móvil y se gana en privacidad, ya que los faxes llegan directamente a una cuenta de correo electrónico y no quedan expuestos a la vista de otras personas”, explica el director comercial de la firma. Pero no es la única empresa que ofrece este servicio. Myfax (www.myfax.com) también permite enviar y recibir faxes desde Internet. Por siete euros al mes es posible recibir 200 páginas (y enviar 100) cada mes. Este tipo de servicios se adaptan tanto a profesionales como a grandes empresas. Como explica Daniel Grau, representante de Infojobs.net, una de las que utilizan esta herramienta: “Es muy útil y económica. Nos permite guardar el histórico de documentos enviados por nuestros clientes en un lugar único, sin correr el riesgo de perderlos ni la necesidad de mantener un archivo físico”.

3. ¿La empresa tiene la mejor tarifa para llamar por teléfono?

Las operadoras de telefonía móvil ofrecen más de un centenar de planes de precios y cada uno tiene sus propias condiciones (cuotas, consumo mínimo, horarios, etc.). Con tanta oferta, es bastante probable que muchas empresas no tengan el plan más adecuado o que puedan optimizar el gasto solicitando determinados módulos de ahorro. ¿Cómo puedes comprobarlo y saber qué es lo que más te conviene? DoctorSIM (www.doctorsim.com) es un servicio on line que analiza las facturas y recomienda la mejor tarifa (tanto en la operadora actual como en el resto de compañías). Puedes obtener de forma gratuita un informe aproximado o solicitar un análisis preciso para autónomos y empresas que cuesta 59,95 euros al año y que se puede aplicar hasta en 15 líneas. La firma garantiza el ahorro y si no es así, devuelven el dinero. Según sus datos, hasta ahora han reducido las facturas de sus clientes en más de 70 millones de euros.

SERVICIOS VoIP

El coste de las llamadas internacionales ha bajado bastante, pero todavía son caras. Por ejemplo, llamar desde un teléfono fijo de Movistar a Estados Unidos cuesta 50 céntimos en concepto de establecimiento de llamada y 70 céntimos por minuto. Los servicios basados en VoIP como Skype y Google Voice son alternativas gratuitas o muy económicas. Con Skype, por ejemplo, se pueden realizar llamadas gratuitas entre dos usuarios a través de Internet. Si el receptor de la llamada no dispone de Skype, pagaríamos, pero mucho menos de lo habitual: llamar desde España a un teléfono de Estados Unidos cuesta menos de dos céntimos por minuto.

4. Teletrabajo: todos ganan

Que el teletrabajo es la mejor fórmula para conciliar la vida familiar y profesional, pocos lo dudan. Si además tenemos en cuenta el ahorro que supone para las empresas que lo aplican, sorprende que no sea una práctica más extendida. Una de las principales barreras suele estar en la incertidumbre sobre cómo gestionar adecuadamente el trabajo. Francisco Herranz, manager de la consultora tecnológica Enala (www.enala.net) explica cómo lo han aplicado ellos: “Cada empleado tiene asignado su proyecto y sus horas correspondientes para poder finalizar su tarea. Todo se controla a través de un programa, que también permite que un técnico se comunique mediante Skype o correo electrónico con su jefe de proyecto para resolver dudas o incidencias”.

No sólo los empleados tienen acceso a este software. “Los clientes también pueden abrir incidencias y se les va informando del estado en el que se encuentran para que puedan realizar un seguimiento”, añade Herranz.

5. La distancia no es un problema con la videoconferencia

Transporte, alojamiento, taxis, dietas... Desplazarse para mantener una reunión en otra ciudad o país resulta muy caro y requiere de bastante tiempo. La alternativa tecnológica son servicios como GoToMeeting.com, Webex.com (Cisco) o SharedView (Microsoft), entre otros, que permiten organizar encuentros virtuales a precios económicos.

Algunas se contratan pagando una cuota mensual (en torno a los 35 euros) y otras por cada uso (menos de un euro por día).

Empresas como Equipamientos y Proyectos Iberlact (www.iberlact.com), una empresa que fabrica y comercializa equipos para la industria alimentaria consiguen muchas ventajas con esta tecnología. Tiene su sede central en Madrid y delegaciones en México y Portugal. Sus clientes están repartidos por todo el mundo. “Necesitamos estar en comunicación constante con el personal técnico desplazado a las fábricas, sus delegaciones y sus clientes. Las videoconferencias nos ayudan a ser más eficaces y eficientes”, asegura Pablo Siegfried, responsable de procesos e I+D+i de Iberlact. Y es que esta empresa no sólo emplea este sistema para comunicarse. “También permite controlar fábricas que están ubicadas en puntos tan distantes como Perú, Menorca o Azores”, explica Siegfried.

6. Ninguna llamada perdida gracias a una secretaria virtual

Muchos profesionales (peritos, abogados...) y pequeñas empresas necesitan una secretaria que conteste a sus llamadas, pero no se pueden permitir pagar un sueldo mensual. Una solución económica y eficaz es contratar los servicios de lo que se conoce como secretaria virtual; aunque sea de carne y hueso. ¿En qué consiste? Se trata de una persona física que responde a las llamadas en nombre de distintas compañías y a continuación les envía un e-mail con el mensaje que hayan dejado. En el Centro de Negocios Retiro (www.centrodenegociosretiro.com), este servicio cuesta 60 euros al mes. Por ese precio también se encargan de recoger la paquetería y la correspondencia de sus clientes y guardarla en un casillero a la espera de que cada uno pase a recogerla cuando pueda o quiera.

7. La e-factura: más ecológica, rápida y económica

Cualquier empresa de suministro suele emitir una factura mensual y enviarla por correo postal a sus clientes. El coste que tiene imprimir cada una, introducirla en un sobre y el envío, multiplicado por doce meses y por cada abonado, puede resultar desorbitado. ¿La solución? La factura electrónica. Pedro Serrahima, director de Pepephone, explica cuánto se ahorran con este sistema: “Emitimos la factura a través de Internet y permitimos que el cliente pueda gestionar hasta el último detalle de su cuenta y su consumo de manera 100% on line. Esto facilita la gestión del cliente y nos permite ahorrar más de 400.000 euros al año en papel, emisión y gestión de facturas”. Y eso por no hablar del favor que se le hace al medio ambiente con esta alternativa.

8. Recobro de deudas a través de SMS

En el último año, la morosidad en España se ha duplicado hasta alcanzar una cuota de casi el 10%. Según datos de Asnef-Equifax, los índices más elevados de impagos se sitúan en los créditos hipotecarios, créditos personales, préstamos de consumo, compras de automóviles y recibos telefónicos. Sin embargo, “para deudas inferiores a 100 euros, que son un volumen muy importante hoy en día, no resulta rentable económicamente optar por los sistemas tradicionales de comunicación fehaciente (burofax)”, comenta Sisco Sapena, director ejecutivo de Lleida.net (www.lleida.net). Conscientes de este problema, esta empresa ha creado el servicio de SMS certificado, que permite notificar los impagos con validez legal. El coste de cada envío es inferior a un euro (remitir un burofax cuesta entre 15 y 20 euros, según su extensión). Además, el servicio ofrece otras ventajas como “rapidez en la comunicación de la mora (bastan apenas unos segundos) y contacto directo con el deudor (su propio teléfono móvil)”, comenta Sapena. Y no sólo eso, según los datos de Lleida.net, a la hora de recobrar las deudas este sistema resulta un 30% más eficaz que el tradicional.

9. Selecciona personal desde Internet

La fórmula tradicional para contratar empleados (insertar un anuncio con una oferta de empleo en un periódico) requiere tiempo y resulta cara. Por ejemplo, en Negocios, el suplemento semanal de El País, cuesta entre 770 euros (por un módulo en blanco y negro) y 31.095 euros (en caso de optar por una página completa en color). Recurrir a un portal de empleo on line como InfoJobs.net (www.infojobs.net) es mucho más económico: a partir de 275 euros. Además, la publicación es instantánea, se dispone de control sobre la oferta en todo momento (tanto sobre su contenido como sobre su vigencia), los currículos y las cartas de presentación se reciben automáticamente y se pueden clasificar en diferentes carpetas (por ejemplo: los que están pendiente de valorar, los que se encuentran en proceso, los finalistas y los descartados). Además de Infojobs, existen otras alternativas como Laboris.net (www.laboris.net), del gupo Anuntis Segundamano, o Trabajos.com (www.trabajos.com), entre otras.

10. Simplificar la comunicación entre departamentos

Uno de los mayores problemas que sufren algunas grandes empresas es la burocracia y las dificultades en la comunicación entre distintas áreas. Francisco Herranz, de Enala, cuenta cómo solucionan estas carencias: “Desarrollamos intranets y extranets que suponen una mejora en los procesos internos de la compañía permitiendo el ahorro de tiempos y costes que están asociados a estas tareas”. Como ejemplo, Herranz habla de la intranet corporativa que han diseñado para Tetra Pak Hispania. “Esta herramienta permite centralizar todas las solicitudes de los empleados (certificados, anticipos, ayuda escolar, reserva de salas…) y comunicarse de manera bidireccional entre los departamentos de la empresa”.